Yhteismuokkaa ja palauta Office 365:ssä — 5.10.2019

Yhteismuokkaa ja palauta

Tiedostojen yhteiskäyttöon vielä lapsenkengissä. Ongelma ei ole sovelluksissa, yhteiskäyttöä on tuettujo Officen 2010 versiossa. Kyse on työtavoista. Asiakirjaa ei syystä taitoisesta jaeta yhteiskäyttöön. Hyviä harjoitusalueita ovat kokoustenmuistiinpanot ja pöytäkirjat, suunnittelu, vuosikertomukset ja budjetit.

Alustalta ei vaaditapaljon. Jaettu tallennusalue esim. Onedrive for Business, Teams tai Sharepoint Onlineriittää. Työkaluksi kelpaa työasemassa Word ja PowerPoint tiedostoille kaikkiOffice 2010:stä uudempi. Tosin pitää muistaa, että joiltain osin niiden tuki onjo päättynyt 2013 versioon. 2016 versioon päivittäminen kannattaa. Excel on hiukanronkelimpi ja siihen kelpaa vain mobiilisovellukset ja Office 365:n Excel.Tiedostomuodon tulee olla x päätteinen esim. xlsx.

Office Online onhelppokäyttöisyydessään erinomainen kaikille Office asiakirjoille. Muokkauksetovat heti nähtävillä ja käyttäjät voivat keskustella keskenään tai siirtyäpitämään kokousta asiassa.

Yhteismuokkauksessa herääkysymys, kuinka turvassa omat muutokseni ovat, jos työtoverit muokkaavatasiakirjaa liian innoissaan.

Versionhallinta on Onedrive for Busineksessa oletuksena päällä, sen asetus kannattaa tarkistaa.Onedriven asetuksia ei ole aina helppo löytää.

Microsoftin ”Kerro mitähaluat tehdä” toimii tässä hyvin. Avaa Onedrive for Business, klikkaa oikeanyläkulman ”?” ja kirjoita ”Sivuston sisältö” ”Kerro mitä haluat tehdä”kenttään. Klikkaa vastaavaa valintaa ja saat auki OneDriven sisällön. Klikkaa haluamasi tiedostokirjaston vieressäolevaa kolmea pistettä, valitse asetukset. Kun asetukset ovat auki, valitse ”versiotietojenasetukset”.

Asetuksissa kannattaalisätä merkki kohtaan ”Luo pää ja aliversiot (luonnokset)”. Nyt eri versiot tallentuvatmonipuolisemmin. Asiakirjan versiot löydät normaalinäkymissä kolmen pisteentakaa … ja ”Versiohistoria”. Voit avata tiedoston ja tarkastella sitä ennenkuin päätä mitä tehdä. Saman voit tehdä Sharepoint kirjastoille.

Palauta Onedrive for Business

Joskus vain kaikki meneepieleen. Onedrive for Busineksen uusi ”PalautaOnedrive” avaa aikakoneen aiempiin tilanteisiin ja luo sitä kautta turvaa myös kiristyshaittaohjelmiavastaan. Palautuksen voi aloittaa valitsemallaOnerive for Busineksessa hammasrataskuvakkeen ja ”Palauta Onedrive”. Voit tätäkautta palauttaa Onedriven aiempaan ajankohtaan. Sitä ennen kannattaa kuitenkinetsiä tiedostoa myös roskakorista, ja jos sekin on tyhjä. Kannattaa muistaa,että järjestelmänvalvoja voi palauttaa tiedoston myös roskakorin tyhjennyksenjälkeenkin.

Uutisarkisto ››

Uutiset  [ 1 - 3 / 3 ]

Yhteystiedot

OpenSpace Oy
Pusulantie 660
03810, IKKALA

LOHJA
Suomi Finland
Sähköposti
info (at) openspace.fi
Puhelin
+358 (0) 400 976 261