Etätyö tietokoneella ei ole vain videopalavereja. Suurin osa työstä keskittyy normaaliin askareeseen, asiakirjojen käsittelyyn, normirutiineihin, kuten laskujen käsittelyyn. Microsoft Teams tuo nämä asiat helposti kotitoimistoon, mutta ei muuta välttämättä käsittelyä sujuvaksi. — 23.9.2025

Teams-ryhmät kokonaisuuksina – tehokas tapa hallita dokumentteja ja yhteistyötä

Teams-palaveriin kutsuttu tiimi muodostaa luonnollisen kokonaisuuden, jota voi ajatella myös dokumenttien käyttöoikeusryhmänä. Siksi Teams-ryhmät kannattaa rakentaa selkeiksi kokonaisuuksiksi, joissa käsitellään tiettyjä aiheita ja dokumentteja. Näitä voi jakaa edelleen kanaviksi. Vaikka kanavien käyttöoikeuksia voi nykyään muokata Teamsissä, liian monimutkaisia rakenteita kannattaa välttää – joskus uuden Teams-ryhmän perustaminen on yksinkertaisempi ja toimivampi ratkaisu.

Kokonaisuuden hallinnan näkökulmasta voi olla järkevää liittää Teams-ryhmät SharePoint-hubin osiksi. Tämä mahdollistaa joustavamman dokumenttien käsittelyn ja tarjoaa, oikein rakennettuna, nopean näkymän kokonaisuuteen – esimerkiksi uusiin dokumentteihin ja siihen, mitä yrityksessä parhaillaan käsitellään.

Microsoft 365:ssä on jo pitkään ollut useita vaihtoehtoisia tapoja tehdä asioita. Teams-chat ei välttämättä ole paras näkökulma dokumenttien käsittelyyn. Koska tiedostoja voi lähestyä monin eri tavoin, kannattaa usein valita suoraviivaisin ratkaisu. Teamsin tiedostot voi halutessaan synkronoida, ja Teams-ryhmistä voi koota omia hubeja eri käyttötarkoituksiin – nämä näkymät voidaan myös tarjota käyttäjille.

Älä unohda Microsoft 365 -ryhmäominaisuuksia

Jos Teams-ryhmä perustuu Microsoft 365 -ryhmään, saadaan samaan kokonaisuuteen myös kalenteri ja jakelulistaominaisuudet. Monelle käyttäjälle sähköposti ja jakelulistat ovat edelleen tärkeitä työvälineitä.

Ominaisuudet eivät tule käyttäjille automaattisesti – ne pitää tuoda esiin

Microsoft 365:n ominaisuudet eivät siirry käyttäjille itsestään. Ne täytyy tuoda näkyväksi – ja usein myös tarjota aktiivisesti. Etätyön aikakaudella lähituen merkitys korostuu, kun tehokkuutta haetaan pilven reunalta.