Teamsillä ryhtiä dokumenttien hallintaan ja johto kiittää. — 17.1.2023

Dokumenttien hallinta vaatii ajattelutavan muutosta. Ei tekijä ajattele dokumenttia tehdessään, sen tallentamista, metatietoja tai säilytystä ja arkistointia. Kirjoittajan mielessä on, vain projekti tai työ, minkä parissa hän työskentelee.

Office 365 tallenna automaattisesti

Työntekijän ohjaaminen käyttämään metatietoja voi olla vaivalloista, siksi dokumenttien muodostamisessa ketju asiakirjan aloittamiseksi on oltava käyttäjälle huomaamaton ohjaus oikeaan suuntaan.

Entä jos työntekijä on jo tottunut aloittamaan projektin tutun työryhmän kanssa? Aloitus voikin lähteä ryhmän kokoamisesta ja sille muodostetaan tarvittava tallennustila automaattisesti. Sijainnit on automaattisesti jaettu ryhmälle ja dokumenttipohjat sisältävät valmiiksi sopivia mallipohjia valmiilla metasanastolla.

Kun automaattinen tallennus myös työasema Officessa yleistyy, ovat automaattiset mallipohjat tärkeitä, niiden päälle, kun ei voi tallentaa.

Ryhmää laajennetaan kolmannen osapuolen pilvipalveluilla, Lists apillä ja samalla saadaan varjo IT hallintaan ja alihankkijoiden käyttämät sovellukset toimivat projektissa sulassa sovussa, kun ne liitetään hallitusti palveluun.

IT:lle skenaario on yksinkertainen, heidän tehtävänsä on antaa projektille infra ja kättä pidempää työkalua. Sen sijaan työntekijän tehtävä on pärjättävä usein ilman kunnon perehdytystä uusimpiin ohjelmiin. Työkaluja on paljon mutta niiden yhteiskäytöstä ei ohjelma osaa kertoa. Ellei sitä auteta valaisemalla oikeat kohdat näyttämään mistä avoin tie aukeaa.


Ratkaisu voi olla dokumenttien hallinnan yksinkertaistaminen antamalla käyttäjälle polku, missä hallinta muodostuu suurelta osin käyttäjän oman toiminnan kautta. Projektin aloitus voi olla lähtölaukaus, missä dokumentti rakenne muodostuu huomaamatta vaikka Teams-keskustelujen kanavien muodostaman kansiorakenteen kautta, keskustelut sisältyvät dokumentteihin ja toiminta kertoo esimiehelle mitä kulloinkin tapahtuu.

Lopulta Teams-ryhmät voi niputtaa Sharepoint Hubiin ja kokonaisuus alkaa hahmottumaan.

Metatieto voi antaa Teams kirjastoille loppusilauksen, kun ensin on päästy alkuun. Kun metatieto tuottaa käytettävyyttä tiedostojen hallintaan, ja esimerkiksi raportointiin tarvittavaa tietoa, se motivoi samalla käyttäjää.